Kurz gesagt
Um mit ChatGPT eine E-Mail zu schreiben, gibst Du Empfänger, Ziel, die wichtigsten Fakten in Stichpunkten und den gewünschten Ton an. ChatGPT liefert daraus in Sekunden einen Entwurf, den Du prüfst und an Deinen Stil anpasst. Kundendaten wie Namen, Adressen oder Vertragsnummern solltest Du vorher durch Platzhalter ersetzen.
Stell Dir vor: Montagmorgen, 34 ungelesene Mails. Drei davon schiebst Du seit Freitag vor Dir her: eine Absage an einen Anbieter, dessen Angebot zu teuer war, eine Nachfrage bei einem Kunden, der seit zwei Wochen nicht reagiert, und eine Beschwerde, auf die Du innerlich schon dreimal geantwortet hast (zum Glück nur innerlich). Genau für solche Mails lohnt sich ChatGPT. Wer mit ChatGPT E-Mail schreiben lässt, spart vor allem bei den Nachrichten Zeit, die man ungern anfasst.
Auf dieser Seite findest Du zwölf Prompts, mit denen Du per ChatGPT E-Mail schreiben kannst, sortiert nach Anlass. Alle sind kopierfertig. Du füllst die [Platzhalter] und bekommst einen Entwurf, den Du nur noch prüfen und abschicken musst. Wenn Du selbstständig bist, findest Du weitere Vorlagen für Angebote und Kundenkommunikation unter ChatGPT Prompts für Selbstständige.
ChatGPT E-Mail schreiben lassen: Wie geht das richtig?
Mit vier Angaben: Wer liest die Mail? Was soll danach passieren? Welche Fakten müssen rein? Welcher Ton passt? Wenn eine davon fehlt, rät ChatGPT, und das Ergebnis klingt beliebig. Die beiden Grundprompts decken die meisten Fälle ab.
Schreibe eine E-Mail an [Empfänger, z. B. Kundin, Kollege, Vermieter]. Ziel: Nach dem Lesen soll die Person [gewünschte Handlung]. Inhalt in Stichpunkten: [Stichpunkte] Ton: [freundlich und direkt / förmlich / locker] Länge: höchstens [120] Wörter. Schreib dazu drei Vorschläge für die Betreffzeile. Der wichtigste Punkt steht gleich im ersten Satz.
Der Allzweck-Prompt. Ich nutze ihn mehrmals am Tag, auch für ganz kurze Nachrichten.
Hier ist eine E-Mail, die ich bekommen habe. Namen habe ich durch Platzhalter ersetzt: [Mail einfügen] Meine Antwort soll Folgendes sagen: [Stichpunkte, z. B. zusagen, aber Termin verschieben]. Beantworte alle Fragen aus der Mail, auch die, die nebenbei gestellt werden. Liste mir vorher kurz auf, welche Fragen Du gefunden hast.
Hilfreich bei langen Mails mit mehreren Fragen. Die Liste vorab zeigt Dir, ob Du etwas übersehen hättest.
Kundenmails, die ankommen
Ich schicke [Kundin/Kunde] ein Angebot für [Leistung] über [Betrag]. Im Vorgespräch war ihr besonders wichtig: [Punkte aus dem Gespräch]. Schreib eine Begleitmail von höchstens 120 Wörtern, die diese Punkte aufgreift, das Angebot im Anhang erwähnt und einen konkreten nächsten Schritt vorschlägt, zum Beispiel einen Telefontermin am [Datum].
Das Angebot steht im PDF, die Mail entscheidet, ob es gelesen wird. Der Bezug aufs Vorgespräch macht den Unterschied.
Du bist im Kundenservice von [Unternehmen, Branche]. Ein Kunde fragt: [Anfrage einfügen]. Die sachliche Antwort lautet: [Fakten, z. B. Lieferzeit, Bedingungen]. Schreib eine Antwort, die die Frage im ersten Satz beantwortet, danach kurz erklärt und mit einem Angebot zur weiteren Hilfe endet. Höchstens 100 Wörter. Verzichte auf Sätze wie „Vielen Dank für Ihre Anfrage“ als Einstieg.
Für wiederkehrende Anfragen. Wenn Du die Antwort einmal gut hast, speicherst Du sie als Vorlage.
Absagen formulieren, ohne Türen zu schließen
Absagen sind die Mails, die am längsten liegen bleiben. Dabei wird die Beziehung oft besser, wenn Du schnell und klar absagst.
Ich muss [Anbieter/Kunde] absagen. Anlass: [Angebot, Auftrag, Kooperation]. Grund: [ehrlicher Grund, z. B. Budget, Kapazität]. Ich möchte die Tür für später offen lassen: [ja/nein]. Schreib eine Absage mit höchstens 90 Wörtern. Der erste Satz enthält die Absage. Danke für den Aufwand, nenne den Grund kurz und ohne Ausreden.
Die Absage gehört an den Anfang. Wer erst drei Sätze Lob liest, ahnt es sowieso.
Formuliere eine Absage an eine Bewerberin für die Stelle [Position]. Sie war in der [ersten Runde / im Gespräch]. Positiv aufgefallen ist uns: [konkreter Punkt]. Entschieden haben wir uns für jemanden mit [Kriterium]. Ton: wertschätzend und klar. Höchstens 100 Wörter. Keine Standardsätze wie „Wir wünschen Ihnen für Ihren weiteren Lebensweg alles Gute“. Beachte, dass die Absage keine Angaben enthält, die als Diskriminierung verstanden werden könnten.
Für alle, die Bewerbungen selbst beantworten. Ein konkreter positiver Punkt macht die Absage für die Person viel leichter.
Nachfassen, ohne zu nerven
Ich habe [Kunde] am [Datum] ein Angebot für [Leistung] geschickt und keine Antwort bekommen. Schreib eine kurze Nachfass-Mail mit höchstens 70 Wörtern. Kein Vorwurf, kein „wollte nur mal nachhören“. Biete einen echten Mehrwert an, zum Beispiel [eine Info, eine Option, einen Termin], und stell am Ende eine Frage, die sich mit Ja oder Nein beantworten lässt.
Nach etwa einer Woche Funkstille. Die Ja-Nein-Frage senkt die Hürde zu antworten deutlich.
Die Rechnung [Nummer] über [Betrag] vom [Datum] ist seit [Tagen] Tagen fällig. Schreib eine freundliche Zahlungserinnerung, die davon ausgeht, dass es ein Versehen ist. Nenne Rechnungsnummer, Betrag und ein neues Zahlungsziel am [Datum]. Höchstens 80 Wörter. Schreib zusätzlich eine zweite, bestimmtere Version für den Fall, dass auch darauf keine Reaktion kommt.
Spart Dir das Grübeln über den richtigen Ton. Die rechtlichen Details einer Mahnung klärst Du bei Bedarf mit Steuerberatung oder Anwalt.
Beschwerden beantworten und schreiben
Ein Kunde hat sich beschwert: [Beschwerde ohne Namen einfügen] Was tatsächlich passiert ist: [Fakten aus Deiner Sicht]. Was ich anbieten kann: [Lösung, Gutschrift, Ersatz]. Schreib eine Antwort, die zuerst das Problem in eigenen Worten anerkennt, dann die Lösung nennt und erklärt, was wir ändern, damit es nicht wieder passiert. Keine Rechtfertigung, kein Kleingedrucktes. Höchstens 150 Wörter.
Wenn Du Dich ärgerst und trotzdem souverän antworten willst. Lass den ersten Entwurf ruhig zehn Minuten liegen, bevor Du ihn abschickst.
Ich möchte mich bei [Unternehmen] beschweren. Was passiert ist: [Sachverhalt mit Datum, Bestellnummer als Platzhalter]. Was ich erwarte: [z. B. Erstattung, Ersatz, Rückruf] bis [Frist]. Schreib eine sachliche Beschwerde mit höchstens 150 Wörtern, die den Sachverhalt chronologisch schildert und meine Forderung klar benennt. Kein Sarkasmus, keine Drohungen.
Sachliche Beschwerden werden schneller bearbeitet. ChatGPT nimmt Dir den Ärger aus dem Text, die Forderung bleibt drin.
Wie passe ich den Ton einer Mail mit ChatGPT an?
Gib ChatGPT Deinen eigenen Entwurf und sag, was am Ton nicht stimmt. Das klappt oft besser als jede Neuformulierung, weil Inhalt und Fakten von Dir kommen.
Hier ist mein Entwurf: [Entwurf einfügen] Der Text klingt [zu schroff / zu lang]. Schreib zwei Varianten: eine förmlichere und eine persönlichere. Behalte alle Fakten und meine Formulierungen, wo sie gut sind. Markiere in jeder Variante, was Du geändert hast.
Für Mails, bei denen Du ein ungutes Gefühl hast, aber nicht genau weißt, warum.
Kürze diese E-Mail auf höchstens die Hälfte: [Mail einfügen] Die Kernaussage und alle Termine, Zahlen und Fragen müssen erhalten bleiben. Streiche Wiederholungen, Füllwörter und Entschuldigungen. Gib mir zusätzlich eine Version mit höchstens drei Sätzen für den Messenger.
Meine Erfahrung: Fast jede Mail wird besser, wenn sie halb so lang ist.
So holst Du mehr aus den Prompts heraus
Der Entwurf passt fast, aber noch nicht ganz? Diese Nachfass-Fragen helfen:
- „Formuliere den ersten Satz so, dass er auch allein in der Vorschau verständlich ist.“
- „Lies die Mail aus Sicht des Empfängers. Was könnte ihn verärgern?“
- „Ersetze alle Passivsätze durch aktive Formulierungen.“
- „Schreib das so, wie ich es am Telefon sagen würde.“
- „Übersetze die Mail ins Englische und behalte den Ton bei.“
Mehr zum Aufbau guter Prompts findest Du im Ratgeber gute Prompts schreiben. Und ein Hinweis zum Datenschutz: Ersetze Namen, Adressen, Kundennummern und Vertragsdetails durch Platzhalter, bevor Du eine Mail einfügst. Die echten Angaben trägst Du in Deinem Mailprogramm ein.
Genau diesen Schritt vertiefen wir in der ChatGPT Masterclass von Clever Mangos. Ein ganzes Modul geht um Deine Text-DNA, damit alles, was ChatGPT für Dich schreibt, nach Dir klingt.
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Häufige Fragen
Kann ChatGPT meine E-Mails direkt verschicken?
Im normalen Chat schreibt ChatGPT nur den Text. Du kopierst ihn in Dein Mailprogramm und schickst ihn selbst ab. So behältst Du die Kontrolle, und das ist bei Mails auch sinnvoll.
Merkt der Empfänger, dass die Mail von ChatGPT ist?
Bei unbearbeiteten Entwürfen manchmal, vor allem an Floskeln und an sehr gleichmäßigen Sätzen. Wenn Du Stichpunkte lieferst, Längen begrenzt und den Entwurf an Deinen Stil anpasst, fällt es kaum auf.
Darf ich Kundenmails in ChatGPT einfügen?
Nur ohne personenbezogene Daten. Ersetze Namen, Adressen und Nummern durch Platzhalter. Für Unternehmen gelten außerdem die eigenen Datenschutzregeln. Frag im Zweifel nach, welche KI-Werkzeuge freigegeben sind.
Wie bekomme ich meinen eigenen Schreibstil hin?
Gib ChatGPT Beispiele Deiner eigenen Mails und lass den Stil analysieren. Die Beschreibung speicherst Du in den Custom Instructions, dann gilt sie für jeden neuen Chat.
Funktioniert das auch für E-Mails auf Englisch?
Ja. Schreib den Prompt auf Deutsch und ergänze „Schreib die Mail auf Englisch“. Prüf bei wichtigen Mails trotzdem, ob die Höflichkeitsformen zum Empfänger passen.