Kurz gesagt
ChatGPT für Selbstständige ist vor allem bei Angeboten, Kunden-E-Mails, Positionierung, Preisbegründungen und der Organisation der eigenen Woche nützlich. Am meisten Zeit sparst Du mit festen Vorlagen, die Dein Angebot, Deine Zielgruppe und Deinen Ton enthalten. Diese Seite enthält 12 kopierfertige Prompts mit Platzhaltern.
Sonntagabend, 21 Uhr. Auf dem Tisch liegt ein Franzbrötchen vom Vormittag, im Postfach warten drei Anfragen, und das Angebot für den Kunden von Freitag ist noch nicht geschrieben. Viele Selbstständige kennen solche Sonntage, gerade in den ersten Jahren. Dabei ist ziemlich klar, wofür sich ChatGPT für Selbstständige wirklich lohnt: Angebote, Nachfass-Mails, Preisargumente und die Wochenplanung. Das Angebot schreibst Du am Ende immer noch selbst. Aber der erste Entwurf steht deutlich schneller.
Auf dieser Seite findest Du zwölf Prompts für die Aufgaben, nach denen Selbstständige in meinen Seminaren immer wieder fragen. Coaches, Handwerkerinnen, Maklerinnen, Fotografen, Beraterinnen. Ersetze die [Platzhalter] durch Deine Angaben und probier es aus!
Wofür lohnt sich ChatGPT für Selbstständige am meisten?
ChatGPT lohnt sich vor allem bei Aufgaben, die regelmäßig wiederkommen und viel Text erfordern: Angebote, Kunden-E-Mails, Website-Texte und die Planung der eigenen Woche. Also genau bei den Dingen, die neben der eigentlichen Arbeit liegen und trotzdem erledigt werden müssen. Weniger geeignet ist ChatGPT für verbindliche Auskünfte zu Steuern und Recht. Da gehört eine Fachperson an Deine Seite.
Prompts für Angebote und Akquise
Hier gewinnen Selbstständige am meisten Zeit. Wichtig: Schreib Deine Leistungen und Preise selbst in den Prompt. ChatGPT kennt Deine Kalkulation nicht.
Du bist mein Assistent für Angebote. Ich bin [Beruf] und biete [Leistung] an. Hier sind meine Notizen aus dem Erstgespräch mit einem Kunden: [Notizen einfügen, ohne Namen]. Meine Leistungen und Preise für diesen Auftrag: [Positionen mit Preisen]. Schreib ein Angebot mit: kurzer Einleitung, die das Anliegen des Kunden in seinen Worten aufgreift, Leistungsbeschreibung in Schritten, Preisübersicht, Ablauf und Zeitplan, nächster Schritt. Ton: [z. B. persönlich und klar]. Höchstens eine Seite.
Ich habe vor [Zeitraum] ein Angebot für [Leistung] verschickt und noch keine Antwort bekommen. Schreib eine kurze Nachfass-Mail mit höchstens 80 Wörtern. Sie soll freundlich nachfragen, einen echten Mehrwert bieten, zum Beispiel einen Tipp zu [Thema], und einen einfachen nächsten Schritt vorschlagen. Kein Druck, keine Rabatt-Angebote. Gib mir zwei Varianten mit unterschiedlichem Einstieg.
Morgen habe ich ein Erstgespräch mit einem möglichen Kunden aus der Branche [Branche]. Er interessiert sich für [Leistung]. Was ich bisher weiß: [Infos]. Erstelle mir einen Gesprächsleitfaden für 30 Minuten: Einstiegsfragen, zehn Fragen zum Bedarf, typische Einwände dieser Branche mit möglichen Antworten und einen Vorschlag, wie ich das Gespräch mit einem klaren nächsten Schritt beende.
Positionierung und Preise
Viele Selbstständige tun sich schwer, den eigenen Wert in Worte zu fassen. ChatGPT ist hier ein guter Gesprächspartner, weil es keine falsche Bescheidenheit kennt. Für die strategische Seite hilft oft ein Blick von außen. Ich arbeite selbst als Unternehmensberatung in Hamburg und sehe immer wieder: Wer seine Positionierung klar hat, schreibt auch bessere Prompts.
Ein Interessent findet mein Angebot für [Leistung] zu teuer. Mein Preis: [Preis]. Was im Preis steckt: [Leistungen, Erfahrung, Material, Zeitaufwand]. Schreib mir fünf Argumente, mit denen ich den Preis ruhig und ohne Rechtfertigungsdruck erklären kann. Formuliere zu jedem Argument einen Satz, den ich im Gespräch wörtlich sagen könnte. Schlage zusätzlich eine kleinere Paket-Variante vor, mit der ich dem Interessenten entgegenkommen kann, ohne den Preis zu senken.
Schreib den Text für die Seite „[Leistung]“ auf meiner Website. Ich bin [Beruf] in [Ort]. Zielgruppe: [Zielgruppe]. Typische Probleme meiner Kunden vor der Zusammenarbeit: [Probleme]. Ergebnis nach der Zusammenarbeit: [Ergebnis]. Aufbau: Überschrift mit Nutzen, Einstieg mit dem Problem, Ablauf in drei Schritten, Antworten auf drei häufige Fragen, Handlungsaufruf. Etwa 400 Wörter, Du-Ansprache, keine Superlative.
Ich bin [Name], [Beruf], und helfe [Zielgruppe] bei [Problem]. Besonders an meiner Arbeit: [Stichpunkte]. Schreib drei Versionen meiner Vorstellung: eine mit einem Satz für Netzwerktreffen, eine mit etwa 50 Wörtern für Profile und eine mit etwa 120 Wörtern für die Über-mich-Seite. Alle in der Ich-Form und so, wie ich spreche.
Organisation und Büro
Die Buchhaltung macht ChatGPT nicht für Dich. Aber es hilft beim Sortieren, Planen und bei wiederkehrenden Texten. Wer weitere Werkzeuge sucht, etwa für Terminbuchung oder Rechnungen, findet bei cleverkitools.com ein Verzeichnis geprüfter KI-Tools für kleine und mittlere Unternehmen.
Hilf mir, meine Woche zu planen. Feste Termine: [Termine]. Aufgaben: [Liste mit geschätzter Dauer]. Ich arbeite [Stunden] Stunden pro Woche und bin vormittags am konzentriertesten. Erstelle einen Wochenplan als Tabelle mit Tagen und Zeitblöcken. Plane Puffer ein, bündle ähnliche Aufgaben und sag mir ehrlich, welche Aufgaben in dieser Woche keinen Platz haben.
Ich erkläre Dir, wie ich [wiederkehrender Ablauf, z. B. einen neuen Kunden aufnehme]: [Ablauf in eigenen Worten]. Mach daraus eine Checkliste mit nummerierten Schritten, die ich jedes Mal abhaken kann. Ergänze Schritte, die ich vermutlich vergessen habe, und markiere sie als Vorschlag. Am Ende eine Liste mit Textvorlagen, die für diesen Ablauf nützlich wären.
Ich bekomme immer wieder ähnliche E-Mails, zum Beispiel: [Beispiele für typische Anfragen]. Schreib mir für jede Art von Anfrage eine Antwortvorlage mit höchstens 100 Wörtern, mit Platzhaltern für Namen und Details. Ton: [Ton]. Gib jeder Vorlage einen kurzen Namen, damit ich sie in meinem Mailprogramm als Baustein speichern kann.
Prompts für die Arbeit mit Kunden
Schwierige Situationen mit Kunden gehören zur Selbstständigkeit dazu. Mit diesen beiden Prompts gehe ich gelassener in solche Gespräche. Weitere Vorlagen für heikle Nachrichten findest Du in den Prompts für E-Mails.
Ein Kunde hat mir diese Nachricht geschrieben: „[Nachricht einfügen, ohne Namen]“. Meine Sicht: [Deine Sicht]. Mein Ziel: [z. B. Kunden halten, Grenze ziehen, Zusatzaufwand abrechnen]. Schreib eine Antwort, die sachlich bleibt, Verständnis zeigt und mein Ziel klar benennt. Höchstens 150 Wörter. Zeig mir danach, welche Sätze in meiner Antwort missverstanden werden könnten.
Eine Rechnung über [Betrag] für [Leistung] ist seit [Anzahl] Tagen überfällig. Das Verhältnis zum Kunden ist mir wichtig. Schreib eine Zahlungserinnerung mit höchstens 80 Wörtern, die freundlich bleibt, Rechnungsnummer und Fälligkeitsdatum als Platzhalter enthält und ein neues Zahlungsziel von [Anzahl] Tagen nennt. Gib mir zusätzlich eine zweite, bestimmtere Fassung für den Fall, dass auch darauf keine Zahlung kommt.
Ich habe einen Auftrag für [Leistung] abgeschlossen. Schreib eine kurze Mail an den Kunden, in der ich mich bedanke und um Feedback bitte. Füge drei konkrete Fragen ein, die mir helfen, besser zu werden, und eine Frage, ob ich die Antwort als Kundenstimme auf meiner Website verwenden darf. Höchstens 120 Wörter.
So holst Du mehr aus den Prompts heraus
Selbstständige haben wenig Zeit, deshalb lohnt sich jede Minute Nachfassen doppelt. Die Vorlage, die Du einmal gut hinbekommst, nutzt Du hundertmal. Diese Fragen schicke ich am häufigsten hinterher:
- „Lies das Angebot als skeptischer Kunde. Was fehlt Dir, um zuzusagen?“
- „Formuliere den Text so, wie ich ihn am Telefon sagen würde.“
- „Welche Annahmen hast Du getroffen, die ich prüfen sollte?“
- „Kürze auf die Hälfte und behalte die Preisübersicht unverändert.“
- „Mach aus diesem Ergebnis eine wiederverwendbare Vorlage mit Platzhaltern.“
Wie Du diese Einstellungen Schritt für Schritt anlegst und daraus einen Master-Prompt baust, zeigen wir in der ChatGPT Masterclass von Clever Mangos. Wer lieber liest, findet die Grundlagen im ChatGPT Handbuch, und für mehr Sichtbarkeit helfen die Prompts für Marketing.
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Häufige Fragen
Lohnt sich ein bezahltes ChatGPT-Abo für Selbstständige?
Das hängt davon ab, wie oft Du es nutzt. Für den Einstieg reicht die kostenlose Version. Wer täglich mit ChatGPT arbeitet, Dateien auswertet oder eigene GPTs nutzen will, profitiert meist von einem bezahlten Tarif. Die aktuellen Preise und Funktionen findest Du direkt bei OpenAI.
Darf ich Kundendaten in ChatGPT eingeben?
Personenbezogene Daten wie Namen, Adressen oder Gesundheitsangaben solltest Du nicht ungeschützt eingeben. Ersetze sie durch Platzhalter oder anonyme Beschreibungen. Prüfe außerdem, welche Datenschutz-Einstellungen Dein Konto bietet, und ob Du für Deine Branche besondere Vorgaben beachten musst.
Kann ChatGPT meine Steuerfragen beantworten?
ChatGPT kann Begriffe erklären und Dir helfen, Fragen für Deine Steuerberatung vorzubereiten. Verbindliche Auskünfte ersetzt es nicht, und Antworten können veraltet oder falsch sein. Bei Steuern und Recht entscheidet immer eine Fachperson.
Welche Aufgaben sollte ich als Erstes an ChatGPT abgeben?
Meine Empfehlung: Angebote und wiederkehrende E-Mails. Beide fallen ständig an, kosten viel Zeit und lassen sich gut mit Vorlagen lösen. Schon nach wenigen Wochen merkst Du den Unterschied in Deinem Kalender.
Klingen Texte von ChatGPT nicht nach Maschine?
Der erste Entwurf oft schon. Gib ChatGPT Beispiele von Dir, beschreib Deinen Ton und überarbeite das Ergebnis. Dann klingt der Text nach Dir, und Du hast trotzdem Zeit gespart.
